Как оформить командировку

Больше половины жителей России в возрасте от 25 до 34 лет готовы к частым командировкам. Об этом стало известно благодаря опросу сервиса HH.ru и компании «Сибур». В десяти шагах расписываем, как отправить сотрудника в командировку, грамотно оформив все документы.

Это точно надо, если не хочется выплачивать штраф. За нарушение правил оформления командировки должностные лица, индивидуальные предприниматели и малые предприятия будут наказаны на сумму до 5 000 рублей, а для средних и крупных штраф может составить от 30 000 до 50 000 рублей. 

Это может быть положение, устав или любой другой формат нормативно-правового акта. В нём нужно прописать всё, что касается командировки. То есть, в документе нужно указать, какого размера суточные предоставляются сотруднику, как лучше бронировать билеты и места проживания. Кроме того, именно в этом документе можно обозначить, как должность сотрудника влияет на размер суточных, категорию транспорта или жилья. 

По закону, нельзя командировать беременных женщин, несовершеннолетних (исключение — спортсмены и сотрудники с ученическим договором, если поездка не ученическая). 

Письменное согласие лучше оформлять всегда, но есть сотрудники, для которых это условие обязательно. Важно в документе обозначить, что они предупреждены о возможности отказаться от командировки. 

К таким сотрудникам относятся:

• инвалиды;
• те, кто ухаживают за больным членом семьи (или ребёнком-инвалидом);
• мамы с детьми до трёх лет;
• сотрудники, которые являются единственными родителями или супруг которых работает вахтово (если ребёнку меньше 14 лет);
• работники с тремя и более несовершеннолетними детьми (но только если самый один из детей младше 14 лет).

Без официального приказа командировка не засчитывается. Важно издать и подписать у сотрудника приказ до начала самой командировки. Оформляйте всё строго по установленным формам: № Т-9, если вы отправляете в командировку одного сотрудника, № Т-9а, если сразу несколько. 

Не забудьте решить вопрос с билетами и проживанием сотрудника. Обычно этим занимаются секретари или офис-менеджеры, возможно, эти обязанности может взять на себя hr-специалист. Это может сделать и сам работник, но деньги на это ему нужно предоставить заранее.

Сотрудник во время командировки пребывает вне дома, поэтому эти дни ему нужно компенсировать. Не забудьте выдать сотруднику аванс, в который входят суточные, определяемые положением о командировках, а также деньги, которые ушли на билеты и жильё (если это бронирует сам сотрудник). 

Обычно для этого используют букву «К» или код «06». Однако можно отмечать и иначе — но только при условии,. что это зафиксировано в положении о командировках или любом другом внутреннем нормативном документе.

В течение трёх рабочих дней по возвращении сотрудник должен предоставить авансовый отчёт. То есть, он должен предоставить данные о собственных расходах и подтвердить их чеками. К этому не относятся суточные, по ним отчитываться не нужно. Но если командировка заканчивается раньше, сотруднику придётся вернуть начисленные сверх суммы деньги. 

Рабочие дни в командировке оплачиваются не по окладу, а по среднему заработку, причем считаются и те дни, когда сотрудник добирается до места командировки. Выплатить эти деньги нужно в ближайшую дату выдачи заработной платы. 

Наш канал, где вы найдёте самую свежую информацию о бизнесе

Подписаться

Иллюстрация: Freepik