А голову ты дома не забыл? Как отпустить сотрудника на линейку к ребёнку

В 2022 и 2023 годах 1 сентября хотели сделать выходным днём. Но этого так и не произошло — и в 2024-м закон не был принят. Несмотря на то, что первое сентября в этом году выпадает на воскресенье, праздничные линейки переносят на первый рабочий день, то есть, на понедельник, 2 сентября. Многие сотрудники в этот день наверняка будут отпрашиваться с работы, чтобы отправить ребёнка в школу. Объясняем, как это сделать (и почему стоит оформить это официально).

Некоторые родители по закону имеют право на дополнительный выходной. Именно его они и могут взять на День знаний. Бонусные дни есть у четырех категорий сотрудников:

1. Родители, попечители и опекуны детей-инвалидов. 

Этим работникам полагается четыре бонусных выходных дня в месяц. Работодатель оплачивает их, исходя из среднедневного заработка сотрудника. Ещё эти выходные дни родители могут разделить между собой или же оформить их на одного человека. Чтобы оформить такой «отгул», сотрудник должен предоставить руководителю заявление о предоставлении дополнительного оплачиваемого выходного дня по форме, утвержденной Минтруда, а также пакет документов, включающий в себя справку об инвалидности ребенка и сведения о его месте жительства. Кроме того, с места работы второго родителя нужно предоставить документ о том, что он такой выходной не брал. 

От вас, как от работодателя, требуется только оформить приказ о предоставлении дополнительного выходного дня (на основании ст. 262 ТК РФ) и его отметки в табеле учёта рабочего времени (код ОВ или 27). В график отпусков такие дни не вносят, это не оплачиваемый отпуск. 

Отказать в подобном «отгуле» в таком случае можно только тогда, когда все бонусные дни уже использованы другим родителем, если он уже находится в отпуске (оплачиваемом, неоплачиваемом, по уходу за ребёнком).

2. Родители, являющиеся донорами крови.

За донацию крови оплачиваемый выходной день полагается не только в сам день сдачи материала, но и после (необязательно на следующий же день), даже если он сдавал кровь в выходной день или во время отпуска. Чтобы получить такой бонус, работник должен написать заявление и приложить к нему справку из медицинского учреждения, где он сдавал кровь. Без справки заявление действовать не будет. От вас, как от руководителя, требуется издать приказ на основании ст. 186 ТК РФ и обозначить отгул в табеле пометкой ОВ или 27. 

3. Сотрудники на Крайнем Севере (если ребёнку не исполнилось 16 лет)

У таких работников есть право на один дополнительный выходной каждый месяц (но он не оплачивается). Сотруднику нужно только написать соответствующее заявление, работодателю — сделать отметку в табеле (НВ или 28).

4. Женщины, которые работают в сельской местности

Таким сотрудницам тоже положен дополнительный неоплачиваемый выходной — каждый месяц. Требуется получить письменное заявление и зафиксировать отгул в табеле пометкой НВ или 28. 

Сотрудник может взять отгул, чтобы сходить с ребёнком на линейку в День знаний. Такой выходной можно дать, если работник выполнял свои задачи в выходной или праздничный день. Но это действует только для тех, кто трудится по срочному договору больше двух месяцев. Чтобы отгулять работу в выходной/праздничный день, сотрудник должен предоставить заявление. Отгул не оплачивается, но праздничный день в таком случае оплачивают не в двойном, в а одинарном размере. Также отгул полагается за переработку: вместо увеличенной оплаты сотрудник использует часы отдыха, которые не оплачиваются (переработки же оплачиваются в одинарном размере). Вам, как работодателю, важно подписать приказ о том, что сотрудник освобождается от работы на определённое количество часов (он также должен предоставить вам заявление). Во всех случаях в табель учёта рабочего времени вносится отметка НВ или 28.

Каждому сотруднику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. Он делится на две части: первая должна быть не менее 14 дней, вторая же может разбиваться на части. Кроме того, к отпуску могут добавляться дополнительные дни (например, при ненормированном графике или на Крайнем Севере). Взять отпуск работник может и на один день, главное — грамотно оформить это: 

1. Если в установленном ранее графике не было отдыха на День знаний, нужно внести в документ изменения и зафиксировать факт отпуска.
2. Нужно выплатить отпускные минимум за три дня до начала отпуска — поэтому заявление сотрудник должен предоставить заранее, чтобы бухгалтерия успела оформить документы. 
3. В табель учёта в день отпуска нужно внести отметку ОТ или 09 (если это обычный ежегодный отпуск) или ОД или 10 (если это дополнительный отпуск). 

По мнению Роструда, это наиболее предпочтительный вариант для выходного по случаю Дня знаний. Это связано с тем, что вы, как работодатель, всегда можете отпустить сотрудника без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам. Для оформления такого отпуска нужно:

1. Сотруднику — написать заявление;
2. Вам, как работодателю — издать приказ о неоплачиваемом отпуске. 
3. Сделать отметку в табеле (ДО/16 или ОЗ/17)

Можете ли вы так сделать? Вы имеете полное право отпустить сотрудника без оформления каких-либо отпусков, отгулов и разрешений. Но это грозит определённым риском — если с сотрудником что-то случится во время его отсутствия на работе (без уважительной причины и фиксирующих его отсутствие документов), это может обратить на себя внимание соответствующих ведомств: Трудовой инспекции, Социального фонда, Налоговой службы. 

Так какие же варианты есть, чтобы отправить сотрудника на школьную линейку его ребёнка? На самом деле, их множество:

1. Дать льготный выходной. Но он действует не для всех: только для родителей/попечителей детей-инвалидов, доноров, работников Крайнего Севера и женщин, работающих в сельской местности.
2. Оформить отгул — за переработки, а также работу в выходные и праздничные дни.
3. Дать день оплачиваемого отпуска.
4. Дать день отпуска без сохранения заработной платы. Это наиболее удобный и правильный вариант с точки зрения Роструда.

Самое главное — зафиксировать факт отсутствия сотрудника на работе по уважительной причине. Это поможет, если что, защитить себя и избежать проблем с ответственными ведомствами. 

Но помните: если вы считаете, что отсутствие сотрудника негативно скажется на бизнес-процессах компании, вы имеет полное право его не отпускать. Но и тут лучше быть осторожнее и обязательно сверяться со списком «льготников». 

Наш канал, где вы найдёте самую свежую информацию о бизнесе

Подписаться

Фото: Freepik