Автоматизация помогает малому бизнесу сокращать рутинную работу, снижать количество ошибок и экономить ресурсы. Но внедрять технологии во все процессы сразу не всегда оправданно. Разбираемся, какие задачи стоит автоматизировать в первую очередь, как оценить потенциальную выгоду и с чего начать при небольшом бюджете.
Как понять, какие бизнес-процессы пора автоматизировать
Автоматизация нужна не ради самой технологии, а для решения конкретной проблемы бизнеса. Поэтому начинать стоит с анализа процессов: какие задачи сотрудники выполняют регулярно, сколько времени на них тратят и где чаще всего возникают ошибки.
В первую очередь стоит обратить внимание на операции, которые повторяются каждый день или неделю, выполняются по понятному алгоритму и требуют много ручной работы. Если сотрудник постоянно переносит данные из одной системы в другую, формирует одинаковые отчеты или вручную обрабатывает типовые заявки, такой процесс может быть хорошим кандидатом на автоматизацию.
«Автоматизировать имеет смысл только то, что уже обкатано без автоматизации. Если процесс не устоялся, вы автоматизируете хаос и получаете его же, только быстрее и дороже. Повторяемость — не единственный критерий. Действие может происходить каждый день, но если каждый делает его по-своему, система просто закрепит разнобой», — Илья Царьков, эксперт по автоматизации бизнеса
Еще один критерий — влияние процесса на деньги. Если задержка или ошибка приводит к потерянным клиентам, просроченным платежам или дополнительным расходам, автоматизация может дать бизнесу больший эффект.
«Автоматизируйте то, что отнимает больше всего времени, требует участия дорогих специалистов или напрямую влияет на результат компании. Например, на качество товара или услуги, удовлетворенность клиента и прибыль. Но процесс должен быть понятным и стандартизированным. Иначе получится автоматизированный хаос», — Евгения Сафронова, приглашенный преподаватель бизнес-школы ИМИСП
Какие процессы чаще всего стоит автоматизировать малому бизнесу
Для небольших компаний наиболее очевидные кандидаты на автоматизацию связаны с повторяющимися операциями. В продажах это может быть фиксация заявок, постановка задач менеджерам, отправка напоминаний клиентам и ведение клиентской базы. CRM-система позволяет хранить историю взаимодействия с покупателем и снижает риск потерять обращение.
В работе с клиентами можно автоматизировать ответы на типовые вопросы, уведомления о статусе заказа, сбор обратной связи и другие стандартные коммуникации. В бухгалтерии и финансах автоматизации поддаются выставление счетов, формирование документов, контроль платежей и регулярная отчетность.
В маркетинге технологии помогают планировать публикации, собирать статистику, сегментировать аудиторию и запускать повторяющиеся рекламные операции. Внутри компании можно автоматизировать постановку задач, согласование документов, формирование отчетов и обмен информацией между отделами.
Что выгоднее автоматизировать: продажи, бухгалтерию или маркетинг
Приоритет зависит от того, где именно компания теряет больше всего времени и денег. Если бизнес получает много заявок и сотрудники не успевают их обрабатывать, логичнее начать с продаж и клиентского сервиса. Если много времени уходит на документы, платежи и отчетность, приоритетом может стать бухгалтерия и финансовые процессы.
Маркетинг имеет смысл автоматизировать, когда компания регулярно работает с большим количеством рекламных каналов, контента или клиентских сегментов.
При выборе процесса важно учитывать не только стоимость программного обеспечения, но и потенциальный эффект. Автоматизация операции, которая занимает у сотрудника 20 минут в месяц, вряд ли станет приоритетом. А вот сокращение нескольких часов ручной работы каждую неделю уже может заметно повлиять на экономику бизнеса.
«На мой взгляд, универсального ответа нет. Правильнее искать не отдел, а «узкое место» в бизнесе, где компания теряет время, деньги или клиентов. На практике при оптимизации клининговых процессов мы сначала анализируем текущую работу на объекте: графики, маршруты, загрузку сотрудников и техники. После этого переходим к изменению организации процесса. Наша цель — не внедрить технологию, а повысить эффективность работы», — Наталья Карасева, директор по развитию клининговой компании «Альфа-Сервис»
Какие процессы предприниматели зря пытаются автоматизировать
Не каждую задачу стоит превращать в автоматизированный процесс. Особенно осторожно нужно относиться к операциям, которые выполняются редко или требуют индивидуального подхода. Например, сложные переговоры, стратегические решения, нестандартная работа с клиентами или задачи, где результат сильно зависит от опыта конкретного специалиста, не всегда имеет смысл передавать системе.
Еще одна ошибка — автоматизировать плохо организованный процесс. Если сотрудники сами не понимают, кто за что отвечает и в какой последовательности выполняются действия, новая программа не решит проблему. Она лишь перенесет существующий хаос в цифровую систему. Перед автоматизацией стоит сначала описать процесс и убрать из него ненужные действия. Только после этого имеет смысл выбирать инструмент.
«Чаще всего зря пытаются автоматизировать процессы, которые сами по себе ещё не выстроены. Если сотрудники работают по разным правилам, данные хранятся в нескольких местах, а ответственность не определена, внедрение системы не решит проблему. Оно просто перенесёт существующий в компании хаос в цифровую среду», — Анна Шевцова, директор по развитию бизнеса «Телесейлз Сервис»
Когда автоматизация экономит деньги, а когда становится лишним расходом
Главный показатель эффективности автоматизации — не количество подключенных сервисов, а соотношение затрат и полученного результата. Расходы могут включать не только покупку программы. Бизнесу придется учитывать настройку системы, интеграцию с другими сервисами, обучение сотрудников и дальнейшее обслуживание. Поэтому перед внедрением стоит посчитать экономику. Например, если сотрудники тратят на определенный процесс 40 часов в месяц, можно оценить стоимость этого времени и сравнить ее с расходами на автоматизацию.
Но финансовая выгода может быть не единственным результатом. Автоматизация способна сократить количество ошибок, ускорить обслуживание клиентов и сделать процесс более прозрачным для руководителя. При этом слишком сложная система для небольшой компании может оказаться неоправданной. Если сотрудники используют только небольшую часть ее возможностей, бизнес будет платить за функции, которые ему не нужны.
«При оценке процесса автоматизации считайте не «стоимость внедрения», а стоимость владения: доработки/настройки, обучение персонала, техподдержка. Если сэкономленное время не превращается во что-то оплачиваемое для бизнеса, например обработку дополнительных заказов, в снятую переработку, в сокращённый цикл сделки — экономии или выгоды нет — есть только счёт от подрядчика. Освобождённый час просто исчезает, не превращаясь в деньги», — Евгений Масслаитин, исполнительный директор ТопФрейм Агро
Главные ошибки при автоматизации бизнеса
Одна из самых частых ошибок — выбирать программу до того, как определена задача. Предприниматель может купить популярный сервис, а потом пытаться подстроить под него собственные процессы.
Вторая проблема — автоматизация всего сразу. Чем больше процессов компания пытается перестроить одновременно, тем выше нагрузка на сотрудников и вероятность ошибок.
Третья ошибка — недооценка этапа внедрения. Даже удобная система не заработает сама по себе: сотрудникам необходимо объяснить новые правила работы и показать, как пользоваться инструментом.
Наконец, важно заранее определить, кто отвечает за результат. Если после внедрения системы никто не контролирует ее работу, автоматизация может постепенно перестать приносить пользу.
«Главная ошибка — сразу автоматизировать-автоматизировать-автоматизировать. Например, десять сотрудников могут выполнять одну операцию десятью способами, причем часть действий лишняя. Если не найти оптимальный маршрут, по которому автоматизация будет наиболее выгодной, компания закрепит неэффективность. Второй момент — ускорить один этап и не посмотреть на всю цепочку. Велика вероятность того, что «узкое место» просто перемещается дальше, а срок выполнения процесса глобально не изменится», — Александр Бочкин, генеральный директор Инфомаксимум
С чего начать автоматизацию бизнеса с небольшим бюджетом
При ограниченных ресурсах не обязательно сразу покупать сложную корпоративную систему. Начать можно с одной конкретной задачи и недорогого или уже используемого инструмента.
Первый шаг — составить список регулярных операций и отметить те, которые занимают больше всего времени. Затем выбрать один процесс с понятным результатом и оценить его стоимость для бизнеса. Например, можно начать с автоматической обработки заявок, формирования счетов, уведомлений клиентам, планирования контента или регулярных отчетов.
После внедрения важно сравнить показатели до и после: сколько времени занимает процесс, сколько сотрудников в нем задействовано, сколько ошибок возникает и во что обходится его выполнение. Если результат положительный, можно переходить к следующему процессу.
Так, автоматизация бизнеса — это не обязательно крупный проект с дорогим программным обеспечением. Для малого бизнеса эффективнее двигаться постепенно: найти самый затратный по времени процесс, автоматизировать его, измерить результат и только после этого масштабировать решение на другие задачи.
Фото: Freepik
Здесь пока еще нет комментариев. Будьте первыми!