Система 5S — инструмент бережливого производства

Илья Кананыкин

Директор департамента развития и оргструктуры, бренд EKF  

Большинство организаций устроены неэффективно – только 5% работы создают добавленную стоимость, оставшееся время уходит на сопутствующую деятельность или непроизводительный труд. Люди выполняют бессмысленные действия, что приводит к потере денег и сил.

Впервые проблемой озаботились во время второй промышленной революции, когда на рубеже XIX—XX веков научный подход к организации труда помог сократить издержки, а поточное производство вывело промышленность на новый виток эволюции. Обсуждение вопроса возобновилось в послевоенной Японии, где крупный автомобильный бизнес страны, в лице компании Тойота, был настолько озабочен сокращением затрат, что создал новую производственную культуру – бережливое производство, частью которой и является методология 5S. Рассказываем, что это такое, как облегчить работу сотрудников и сэкономить бизнесу деньги.

Суть 5S

5S – методология организации рабочего пространства, что важно, здесь не только и не всегда речь идет о физических рабочих местах (верстаках, столах, зонах производственных помещений и складов), она применима везде, включая и виртуальные пространства (например, общие папки, облачные рабочие пространства) и помогает повышать качество работы, снижать затраты, сокращать время производственных циклов и выполнения задач сотрудниками. Достигается это с помощью пошаговой рационализации рабочего процесса.

Примеры потерь из-за отсутствия порядка

Проблема потери времени до сих пор остра. На нерабочую деятельность в среднем уходит 30-35% всего рабочего дня, что справедливо как для России, так и стран запада. В рамках восьмичасового рабочего дня время теряется по следующим причинам:

• 75 минут – попытки связаться с коллегами. Это хождение по кабинетам, телефонные разговоры ;
• 67 минут – поиск предметов и информации. Неэффективно организованное рабочее пространство, когда сотрудник каждый день ищет документы и инструменты физически на рабочем месте или в общих папках на серверах и облачных пространствах для совместной работы.
• 39 минут – дублирование. Например, нечёткие  инструкции от руководителей вынуждают повторно обращаться по старым вопросам;
• 33 минуты – планирование рабочих встреч;
• 29 минут – нежелательные сообщения. Разбор спама, организационные ошибки внутри отделов.

Методология 5S работает с инфраструктурой и внутренними связями между людьми, организацией рабочих процессов, поэтому может быть использована на любом предприятии. Улучшить можно труд на заводе, складах, офисах, при работе дома, проще говоря, везде.

Результаты внедрения системы 5S

Внедрение 5S повышает производительность, снижает потери на рабочем месте и вокруг него. В конечном счёте это повышает не только отдачу от инвестиций, но и комфорт работников – хотя по началу изменения будут встречаться в штыки.

Согласно исследованию Международной академии науки, инженерии и технологии (IASET), собранном на основе опроса сотрудников 100 фирм, использование 5S дало следующие результаты:

• 52% считают, что безопасность на рабочем месте улучшилась;
• 45% считают, что использовать оборудование стало проще;
• 93% считают, что внедрение помогает выполнять задачи и повышает KPI;
• 92% считают, что сроки выполнения заказов снизились;
• 93% считают, что работать стало комфортнее.

Этапы 5S

Шаг 1. Сортировка

Первый этап внедрения— высвобождение свободного пространства. Под этим воспринимается как рабочая область, так и свободное время. Прежде нужно провести исследование, поскольку сотрудники привыкают к установленному порядку – и даже к его отсутствию, – поэтому сходу отделить нужное от ненужного сложно. Рабочее пространство фотографируется, а каждый предмет подвергается оценке. Этап затрагивает следующие темы:

1. Цель – зачем нужен этот предмет.
2. Частота – как часто предмет использует.
3. Место – действительно ли этот предмет должен быть здесь.

Каждому пункту можно выставить оценку, получив результат в цифровом виде, но в таком случае предметам нужно присвоить коэффициент важности. Однако процесс это трудоёмкий и крайне субъективный.

Полученный результат даст понять, что необходимо оставить, а что можно удалить без ущерба работе. Сортировку можно применить к потраченному времени на взаимодействие сотрудников или отделов. Если сортировка проводится без прямого контроля руководителя, риск сокращений может провоцировать прямой саботаж всей инициативы, что тоже нужно учитывать.

Шаг 2. Соблюдение порядка

Второй этап – это организация предметов. Если речь об отделе, то реорганизуется рабочее пространство. Стол делится на зоны временных предметов (телефоны, носимые документы) и постоянных (канцелярские изделия). Этап затрагивает следующее:

1. Место – должен ли этот предмет быть здесь.
2. Тип – можно ли сгруппировать предметы по типу.
3. Эргономика – можно ли найти предмету наиболее эргономичное, удобное для его размещения и использования в производственном процессе, место.
4. Принадлежность – кто и в каких операциях использует этот предмет.

Полки и места размещения инструмента и материалов маркируются, целевые области привязываются к цифрам или цветам. Часто используемые предметы помещаются близко, редко используемые – дальше, лишнее удаляется.

Сокращаем время на поиск инструментов, материалов, информации, исключаем их утерю, получаем возможности видеть и понимать готовность рабочей зоны.

Шаг 3. Содержание в чистоте

Третий этап – это соблюдение порядка. Это не столько преобразовательный, сколько консервативный процесс, не позволяющий отклоняться от установленных на втором этапе норм. Без строгой поддержки порядка все остальные действия носят лишь временный характер. Этап затрагивает следующее:

1. Область – кто должен отвечать за уборку предметов в выделенной зоне.
2. Распорядок – как нужно организовывать уборку и с какой частотой.
3. Инструменты – наличие всех необходимых приспособлений и материалов для уборки

Сам по себе шаг прост – рабочее пространство каждый день должно приводится в порядок, предметы расставлены по местам с учётом установленных приоритетов. На производстве, это поддержание станков и рабочих площадей в чистоте. В контексте IT, например, применение 5S не позволяет разным пользователям захламлять общие пространства и папки неструктурированной и не маркированной, соответствующим образом информацией.

Шаг 4. Стандартизация

Чётвертый этап – формирование стандарта. Два первых шага были исследовательскими, третий отвечал за поддержание порядка, в то время как здесь создаётся устойчивая культура. Это создает внутреннюю согласованность. Этап затрагивает следующее:

1. Порядок – как должно выглядеть рабочее пространство.
2. Контроль – кто ответственный за соблюдение стандарта.
3. Визуализация – формализация стандарта для применения на конкретном рабочем месте, организации процесса аудита и доработки

Легче всего нововведения на рабочем месте воспримут новые сотрудники, для кого 5S и бережливое производство в целом быстро станет частью повседневности. Со старыми сотрудниками придётся сложнее, поскольку одно дело реорганизовать и совсем другое поддерживать новые стандарты изо дня в день.

Шаг 5. Совершенствование

Пятый этап – это закрепление и дальнейшее улучшение достигнутого. Руководство должно убедиться, что первые четыре этапа усвоены персоналом, а внедренные принципы постепенно становятся обыденностью. Этап затрагивает следующее:

1. Адаптация – нуждаются ли установленные стандарты в корректировке со временем.
2. Проверка – как организовать аудит сотрудников.
3. Стимул – как мотивировать персонал выполнять новые правила.

Здесь 5S перенимает идеи «Кайдзен», японской философии непрерывного улучшения. Поэтому система проверяется на длинном отрезке времени. Для контроля качества лучше использовать сторонние проверки: в больших компаниях за это может отвечать целый отдел, контролируя выполнение правил и отслеживая целевые показатели.

При организации рабочих станций, верстаков, иного пространства, подразумевающего использование инструмента и оборудования в работе можно использовать простые, но эффективные приёмы визуализации. Маркировка цветом, контуром на вертикальных поверхностях, мест для размещения ключей, отвёрток, молотков и иного инвентаря, в ящиках — изготовленные по контуру используемых инструментов ложементы. Всё это поможет избегать потерь или некорректного размещения инструмента. А главное — на этапе прототипа всё это возможно делать из подручных средств, без обязательных больших вложений на закупку новой мебели и специальных материалов для маркировки.

Ошибки и трудности при внедрении 5S

Внедрение 5S – процесс не очень быстрый, даже если вы стремительно выполните первые три шага и перейдете к четвёртому. Важно понимать, что это может быть значительным изменением для уже сложившегося коллектива. 41% сотрудников указывают на сложность следования новым рекомендациям. Люди не примут новые правила безропотно, отказавшись от годами сформированных привычек.

Новые правила можно внедрять тремя способами – вертикальным, горизонтальным, комбинированным. Плюсы и минусы есть в каждом, выбор зависит от деятельности предприятия, доступных ресурсов и предпочтений руководства.

• Вертикальный спускает установки сверху вниз. Отделы принимают рекомендации по умолчанию, организуя рабочий быт и время согласно предписаниям. Модель схожа с командной экономикой, когда всё работает в соответствии с центральным планом. Из недостатков можно выделить слабую обратную связь, отсутствие гибкости, накопление ошибок.
• Горизонтальный отдаёт инициативу на места. Отделы получают только общие предписания и организуют работу на своё усмотрение, руководство выступает регулятором. Модель схожа с китайским регионализмом, когда отдельные акторы (в этом случае регионы) самостоятельно решали поставленные задачи, а самые удачные решения после внедрялись в другие регионы. Из недостатков – слабая кооперация, трата времени на неэффективные решения, неспособность руководства видеть картину в целом.
• Комбинированный включает части первых двух способов. Здесь у руководства больше контроля, но отделы также включены в созидательный процесс.

К неудачам относят отсутствие поддержки руководства, чрезмерный контроль, нехватку времени, сопротивление изменениям. Сотрудники должны знать, что такое 5S и бережливое производство в целом и понимать, что конкретно они получат от изменений. Иначе всё рискует обернуться изображением деятельности без результата.

Роль руководства при внедрении, не только 5S, но и бережливого производства, заключается в демонстрации приверженности принципам, связи и положительного влияния внедрения на достижение результатов компании, поддержке сотрудников при внедрении и достижении результатов. Люди на местах должны иметь согласованное время на внедрение, работу с изменениями и улучшениями, постепенный и непрерывный процесс улучшений в компании.

Примеры внедрения 5S

На складе производителя оборудования в зоне возвратов до внедрения 5S работали две 2 секции палетных стеллажей на 24 места для хранения возвратов.

В результате внедрения площадь зоны удалось сократить на 70%, оставив одно рабочее место, одну линию двухуровневых стеллажей на шесть паллет.

Результат:

Сокращение рабочего времени на обработку возвратов, потерь товаров при сложном и неорганизованном хранении, снижение рисков получения травм при перемещении в захламлённом и загруженном пространстве, повышение качества обработки возвратов.

^{Фото обложки: Freepik}

Наш канал, где вы найдёте самую свежую информацию о бизнесе

Подписаться