Метод Исикавы

Диаграмма Исикавы – проверенный инструмент для оценки проблем компании. Схему начали применять в 50-е годы XX века в Японии, в т.ч. в компании Toyota. Сейчас метод используют не только в производственной сфере, но и в образовании, продажах, здравоохранении, сфере услуг и т.д. Чтобы построить схему, не требуются особые навыки и знания: достаточно собрать заинтересованную команду и заполнить схему, следуя простым правилам. Рассказываем об особенностях построения диаграммы Исикавы, а также приводим примеры готовых моделей.

Диаграмма Исикавы: что это

«Рыбья кость» или диаграмма Исикавы – это графический инструмент управления рисками, который позволяет провести анализ и улучшить качество бизнес-процессов. Схема строится в виде изображения, которое отражает причинно-следственные связи. Например, на предприятии заметили, что процент бракованных изделий увеличивается. В ходе совместных размышлений специалисты определяют причины, из-за которых возникает брак: ошибки в технологии, человеческий фактор, некачественные материалы и т.д. Затем каждый источник сложностей расписывается наиболее подробно. В результате анализа выделяют самые значимые ситуации, которые могли привести к повышению брака, и ищут решение для каждой из них.

Основателем причинно-следственной диаграммы стал японский химик, преподаватель и инженер Каору Исикава. В начале 1950-х годов он начал разрабатывать новый способ логического анализа, который можно применять в промышленности Японии.

Схему Исикавы начали называть «рыбьей костью» из-за внешнего вида. Проблема указывается в основании модели Исикавы, чем напоминает голову рыбы. Каждый фактор прописывается в виде большой кости, на которую затем нанизываются маленькие «кости» (конкретная причина негативной ситуации). В результате форма схемы приобретает вид скелета рыбы.

Для анализа можно применять стандартный шаблон Диаграммы Исикавы:

Как построить Диаграмму Исикавы

Инструкция, как построить диаграмму Исикавы, включает пять шагов:

1. Описание проблемы.
2. Описание первопричин.
3. Углубление источников негативной ситуации.
4. Анализ диаграммы.
5. Поиск решений.

Шаг 1: описать проблему

Описание проблемы – первый этап, с которого начинается разработка диаграммы «рыбья кость». Однако перед этим необходимо назначить руководителя проекта, который будет ответственен за её построение, а также собрать рабочую группу. Рабочая группа должна состоять минимум из трёх человек, которые работают в разных отделах.

Представим, что на предприятии, которое производит ракетные двигатели, регулярно срываются сроки изготовления изделий. Чтобы найти решение, составим схему и впишем в «голову» «срыв сроков производства».

Шаг 2: выписать причины

После того, как негативная ситуация сформулирована, руководитель совместно с рабочей группой выделяет общие источники, которые могли привести к проблеме. В классической схеме применяют от трёх до шести категорий, однако их количество может быть увеличено исходя из особенностей ситуации. Допустимо самостоятельно выбрать общие причины, исходя из проблемы, или обратиться к стандартным категориям.

Категории общих причин

Категории общих причин были созданы в результате развития концепции Бережливого производства, в которую входит метод Исикавы. Названия категорий происходят от английских сокращений. Основные из них:

• 5M. Man или Manpower (человек/персонал/люди); Machine (транспорт/оборудование); Material (материалы); Measurement (измерения) отражает факторы, влияющие на достоверность распознавания ошибки, т.е. измерения, которые проводятся во время контроля качества; Method (методы достижения результатов).
• 6M – расширенная версия 5M. Включает дополнительную категорию Mother Nature (окружающая среда).
• 4P. Product (товар/услуга), Price (цена), Promotion (продвижение/реклама), Place (магазин/место продажи).
• 4С. Cost (цена услуги или товара), Customer value (запросы покупателя), Convenience (удобство для покупателя), Communication (взаимодействие с покупателем).
• 4S. Surroundings (окружение), Suppliers (поставщики), Systems (системы), Skills (навыки).

По мере развития метода, специалисты начали включать в схему Исикавы более шести категорий. Так появились категории 8M и 8P.

• 8M – расширенная версия 6M. Дополнительно включены Management (управление) и Maintenance (ремонт, техническое обслуживание).
• 8P – дополненная версия 4P. В категорию вошли Personnel или People (персонал), Process (процессы), Packaging (упаковка) и Performance (производительность).

При анализе срыва сроков производства была выбрана категория причин 5M. Добавляем к диаграмме «кости», т.е. общие источники негативной ситуации. Схема начинает напоминать рыбий скелет.

Шаг 3: углубить причины

На третьем этапе проводят работу методом мозгового штурма. Все участники называют как можно больше факторов, которые могли стать источником проблемы, и руководитель распределяет их по категориям. Этот процесс должен проходить открыто и спокойно, запрещено критиковать варианты участников. Группа работает до того момента, пока все элементы схемы Исикавы не будут заполнены.

Финальная схема может представлять собой небольшую модель с проблемами только второго уровня. Однако причины можно углублять на несколько уровней. Например, в основной категории «Люди» выявили фактор «Низкая квалификация». В свою очередь, низкая квалификация появляется из-за несистематической подготовки, нехватки опыта, неправильного выбора сотрудников, недостатка времени для обучения.

Шаг 4: проанализировать диаграмму

Когда схема полностью составлена, каждое следствие и причина были найдены, группа анализирует диаграмму. Факторы, на которые невозможно повлиять, отсеивают. Выделяют самые важные источники негативной ситуации, которые оказывают наибольшее влияние на результат работы.

Если схема получилась большой, выделить главные причины сложнее. Чтобы определить степень важности, каждую из них можно определить в группу: незначительная, средняя, значительная.

На схеме красным флагом отмечены значительные причины, жёлтым – средней значимости, зелёным – незначительные.

Шаг 5: выбрать решение

Когда основные источники проблемы выбраны, рабочая группа ищет способы их устранения. Участники формулируют предложения, а руководитель их выписывает. Чтобы выбрать решение, применяют матрицу приоритезации. Все решения делят на четыре группы:

• группа A – дешёвые и быстрые решения;
• группа B – дешёвые, но длительные решения;
• группа C – быстрые решения, но требующие больших финансовых трат;
• группа D – долгие и дорогие решения.

Сначала приступают к инициативам, которые вошли в группу A, после них – в группу B. Решения из группы D не имеет смысла внедрять.

Когда группа нашла способы решить приоритетные задачи, составляют план реализации. В него вносят ответственных за работу и назначают сроки завершения.

Инструменты для построения

Чтобы построить схему Исикавы, можно использовать классические способы: нарисовать план на листе бумаги/ватмане или на доске. Однако удобнее строить схему с помощью программ для ПК или онлайн-сервисов.

Программы для ПК

Чтобы построить диаграмму, применяют программы, в которых предусмотрена функция рисования или вставки готовых фигур. В число таких программ входит стандартный графический редактор Microsoft Paint, офисная программа MS Word и программа для построения интеллект-карт XMind.

Microsoft Paint

В MS Paint пользователь может использовать готовые фигуры для рисования схемы Исикавы, а текстовые элементы прописывать с помощью инструмента вставки текста в изображение.

Однако на рисование схемы может уйти много времени, а большие схемы получаются менее наглядными, нежели в специальных программах для построения «рыбьей кости». 

Microsoft Word

В MS Word также можно построить «рыбью кость», т.к. в программе предусмотрена функция «Рисование» и готовые фигуры. Чтобы нарисовать схему, удобнее перевернуть лист из книжной ориентации в альбомную. Для этого необходимо перейти в раздел «Макет» — «Ориентация» — «Альбомная».

Фигуры расположены в разделе «Вставка» — «Иллюстрации» — «Фигуры».

Нарисовав «скелет» из фигур, пользователь может вписать необходимые данные. 

XMind

XMind – наиболее удобная программа для рисования «рыбьей кости». Программа доступна для бесплатного скачивания на все платформы, будь то Windows, macOS, Linux, Android или iOS. В списке бесплатных шаблонов можно найти диаграмму Исикавы.

Чтобы построить схему, достаточно выполнить следующие шаги:

1. Создайте новый документ и выберите пустой шаблон Fishbone.

2. На экране появится «голова» схемы. Дважды кликните левой кнопкой мыши на блок и внесите название проблемы.

3. Чтобы создать ответвления, нажмите на блок «Проблема» левой кнопкой мыши и затем кликните на Enter.

4. На схеме появится новый элемент, в котором необходимо прописать категорию общих причин. Чтобы добавить новые блоки общих причин, вновь нажмите на блок «Проблема» и Enter.

5. Когда на «рыбьей кости» будут указаны все общие причины, начинайте углублять схему. Чтобы из блока «Категория общих причин» вывести конкретную проблему, нажмите на блок причин, а затем кликните на Tab. Таким образом заполните все элементы «скелета».

6. Полученную схему можно расширять на столько уровней, на сколько этого требует проект. Так в каждой причине можно выделить подпричины. Схема обрастёт новыми «костями».

7. Когда работа над диаграммой будет завершена, готовую схему можно сохранить, распечатать или отправить на электронную почту другим пользователям.

Создавать диаграмму в XMind удобнее, чем в других программах для ПК, т.к. пользователю не нужно рисовать блоки и ответвления, что значительно ускоряет работу.

Онлайн-сервисы

Вместо XMind и других программ для ПК специалист может построить диаграмму Исикавы онлайн и работать вместе с командой в режиме реального времени. Для этого применяют следующие сервисы:

• Creately. Позволяет выбирать готовые шаблоны и применять доску вместе с командой. Для бесплатного использования доступно три доски. Диаграмму можно сохранить в формате PDF, а также делиться ссылкой с другими участниками.
• ClickUp. Для частных пользователей и команд предусмотрена функция записи видео, чтобы сохранить результаты мозгового штурма. Количество участников рабочей группы не ограничено, пользователи могут общаться в групповом чате. После того, как диаграмма будет готова, руководитель может назначить исполнителей напрямую в программе.
• Miro. Виртуальная доска включает множество функций и шаблонов, в т.ч. диаграмму Исикавы. Пользователям доступно три бесплатных доски. Помимо участников команды, за созданием диаграммы могут следить другие пользователи в режиме гостя. Их количество не ограничено. 

В каких сферах применяют Диаграмму Исикавы

В производстве

Возникновение диаграммы Исикавы напрямую связано с производством, т.к. Каору Исикава создавал эту схему для улучшения производственных процессов. Диаграмма помогает определить причины, из-за которых появились дефекты, были сорваны сроки производства, снизилась эффективность отдельных производственных единиц или компании в целом. Рассмотрим применение диаграммы Исикавы на примере компании, которая столкнулась с браком готовой продукции.

В продажах

Успешное определение проблем и их решений помогает оценить риски в сфере продаж, поэтому специалисты отрасли применяют Диаграмму Исикавы. В ходе анализа компания может повысить спрос на продукт, достичь удовлетворенности среди покупателей, выбрать рынки сбыта и увеличить выручку.

В образовании

Диаграмма Исикавы может дать представление о проблемах в сфере образования, в конкретном образовательном учреждении или классе/группе. Схема помогает понять, почему ученики недостаточно эффективно усваивают материал, как улучшить условия труда для сотрудников, почему снижается дисциплинированность и т.д.

Плюсы и минусы Диаграммы Исикавы

Недостатки диаграммы Исикавы:

• не каждую причину проблемы возможно отнести к конкретной категории;
• необходимо учитывать мнение нескольких сторон, т.к. работа проводится в группе, что не исключает ошибок и конфликтов;
• большое число найденных источников проблемы требует дополнительных усилий на их ранжирование и выбор приоритетных.

Преимущества:

• даёт возможность решить проблемы в разных отраслях;
• гарантирует удобство и простоту применения, т.к. для составления схемы не нужны специальные навыки;
• даёт комплексное видение источников трудностей;
• позволяет оценить значимость причин, из-за которых возникла проблема, и ранжировать их;
• облегчает анализ и поиск решений.

^{Фото обложки сгенирировано с помощью нейросети Midjourney}