Пособие: Как оформить отпуск сотрудника

Каждый третий россиянин летом 2024-го года планирует взять отпуск. Причём большинство выбирает двухнедельные каникулы, показывают результаты исследования ВЦИОМ. Разбираемся, как устроен весь механизм отпуска в отпуск. 

Отпуска бывают двух видов. Первый — основной — должен предоставляться всем, кто оформлен по трудовому договору. Обычно это 28 календарных дней, однако есть исключения. Работающим инвалидам и несовершенно положены 30 дней отдыха, педагогам — 42 или 56 дней.

Есть ещё дополнительный отпуск. Иногда его по собственной инициативе предоставляют компании. Также дополнительных отдых положен, если работа осуществляется во вредных условиях или в рамках ненормированных рабочих дней, на Крайнем Севере или приравненных к нему местностях, на территориях с особыми климатическими условиями. Дополнительный отпуск не сокращается ни в коем случае. Даже если это предложил сам сотрудник.

Если же сотрудник оформлен в рамках срочного трудового договора, он тоже имеет право на отпуск (только если такой работник не нанят всего на два месяца или сезон). Для проектных работников отпуск начисляется так: за каждый отработанный месяц (не менее половины) специалисту полагается два дня отдыха. 

Первый отпуск новый сотрудник может взять через шесть месяцев после начала работы. Однако это не строгое правило — если никто не против, взять перерыв работник может и раньше. Главное — заранее согласовывать даты. 

Также есть категории сотрудников, которым нельзя отказывать в отпуске в любой период:

• Женщинам — перед декретным отпуском и после него;
• Ставшим приёмными родителями (если ребёнку меньше трёх месяцев);
• Мужчинам, жёны которых находятся в декретном отпуске;
• Несовершеннолетним;
• Супругам военнослужающих (одновременно с отпуском мужей);
• Внешним совместителям.

С последними всё немного сложнее: им надо предоставлять отпуск по каждому месту работы одновременно, даже если он проработал меньше полугода по совместительству у вас. Если специалист совмещает несколько должностей в одной компании, отпуск ему предоставляется по каждой из должностей одновременно. 

Можно:

• Переносить неотгуленные отпуска на следующий год;
• Присоединять остаток прошлогоднего отпуска к текущему;
• Делить на части прошлогодний отпуск;
• Выплачивать компенсацию (полностью — при увольнении, частично — за ту часть отпуска, которая не включена в обязательные 28 дней).

Нельзя:

• Переносить отпуска на следующий год несовершеннолетним сотрудникам;
• Переносить остатки отпуска специалистам, работающим во вредных условиях;
• Копить отпускные дни больше двух лет;
• Заменять часть отпуска деньгами беременным женщинам, специалистам, работающим во вредных условиях, и несовершеннолетним (без увольнения). 

Чтобы отправить сотрудника в отпуск и ничего не нарушить, нужно оформить семь разных документов. 

График отпусков должен быть у всех, кроме микропредприятий (до 15 человек, до 120 миллионов рублей). Сначала его составляют в рекомендательной форме, опрашивая сотрудников и внося предложения по датам. Потом это всё распределяется так, чтобы не нарушать работу компании. 

Каждому сотруднику нужно предоставлять уведомление о начале отпуска — это нужно делать минимум за две недели до начала отдыха работника.

Заявление на отпуск от сотрудника нужно, если он не прописал четкие даты в графике отпусков, уходит на отдых вне графика, если его отпуск перенесен, продлён или разбивается на части, если это «авансовый» отдых или отпуск нового сотрудника, которого нет в утвержденном графике отпусков. 

Важно заполнить приказ на отпуск (желательно по форме Т-6). В нём нужно отметить, когда он был составлен, данные работника, вид отпуска и период, за который он предоставляется, а также продолжительность отдыха. Его нужно оформить минимум за три дня до начала отпуска — и передать сотруднику на подпись.

С запиской-расчётом (форма Т-60) работают кадровик и бухгалтер, который рассчитывает отпускные. Этот документ прикладывают к зарплатной ведомости.

Также всю информацию об отпуске надо внести в личную карточку работника (по форме Т-2, в соответствии с приказом об отпуске) и в табель учета рабочего времени (по форме Т-12/Т-13, отметить основной отпуск кодом «ОТ», дополнительный — «ОД»).

Как рассчитать отпускные

Чтобы рассчитать отпускные нужно определить:

1. Расчётный период;
2. Сколько дней отработано в расчётном периоде;
3. Какую сумму фактически заработал сотрудник.

Из этого рассчитывается среднедневной заработок. Он и умножается на количество дней отдыха для расчёта отпускных. 

Расчётный период — это 12 месяцев до отпуска. Если сотрудник работает меньше, РП отсчитывают с первого дня работы. Еще можно выбрать другой срок для РП, но важно сделать так, чтобы это не уменьшало выплаты. Из РП исключаются отпуска, медосмотры, командировки, больничные, дополнительные выходные по уходу, дни, когда невозможно было выполнять рабочие задачи, освобождённые от работы дни. 

Заработок за расчетный период включает в себя всё, что выплачивает работодатель — зарплата, надбавки, доплаты, коэффициенты и премии. К нему нельзя отнести оплату обучения, питания, материальную помощь, а также выплаты, которые даются в периоды вне расчётного.

Чтобы рассчитать средний дневной заработок, используются разные формулы. 

В дни отпуска входят будни и выходные, а вот праздники — нет. Их нужно посчитать, чтобы определить итоговую сумму: средний дневной заработок умножить на количество дней. А ещё нужно исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. 

Как выплатить отпускные

Важно выплатить отпускные минимум за три полных календарных дня до начала отдыха. Если дата перевода совпадает с нерабочим днём, нужно сделать это накануне. Позже выплачивать отпускные нельзя ни в коем случае. За поздний перевод денег и вовсе его отсутствие можно получить штраф от 10 до 50 тысяч рублей или даже попасть под уголовную ответственность. А ещё придётся выплатить компенсацию сотруднику. Который, кстати, из-за задержки вправе попросить перенести отпуск. 

НДФЛ, который удерживается с суммы выплаты, важно перечислять в бюджет в том же месяце, когда её осуществили. 

Вызвать сотрудника из отпуска можно, если он на это согласен. Категорически нельзя отвлекать от отдыха несовершеннолетних, сотрудников, которые работают во вредных/опасных условиях, и беременных женщин. 

Если вам пришлось прервать отпуск специалиста, все оставшиеся дни должны быть сохранены как неотгуленные. Их можно использовать в течение текущего года или перенести на следующий, как и обычные дни отпуска.

Чтобы вызвать работника из отпуска, нужно оформить следующие документы:

• Служебная записка от руководителя. Нужно указать дату и причину вызова сотрудника из отпуска.
• Согласие сотрудника на прерывание отпуска.
• Приказ о прерывании отпуска, если сотрудник выразил добровольное согласие. 

Также не забудьте внести данные об отзыве в график отпусков, личную карточку сотрудника и табель учёта рабочего времени. 

Кажется, что если сотрудник уйдёт отдыхать, работа может встать. Вот несколько советов, как смягчить этот период:

1. Попросите сотрудника максимально закрыть все горящие задачи самостоятельно до отпуска. Можно встретиться заранее, сразу после подачи заявления, и обсудить, что нужно закрыть в первую очередь, а какие планы можно подвинуть.
2. Обратитесь к сотруднику с просьбой предупредить коллег. Лучше, если он сделает это несколько раз: например, сразу после подачи заявления, за неделю, и за день. 
3. Подготовьте к сотрудником инструкции по каждой из его задач. Проследите, чтобы в руководствах были все доступы, контакты и подробное описание, что делать в той или иной ситуации, а также контекст (например, какой-либо коммуникации).
4. Распределите задачи и зоны ответственности. Об этом нужно заранее переговорить с претендентами на роль ответственного лица, а также заблаговременно оповестить об этом и других коллег — на случай, если им  нужно будет обратиться к ушедшему в отпуск сотруднику.
5. Уведомите партнёров, всех, с кем ведёт коммуникацию сотрудник, что он в отпуске. Лучше также сделать это заранее — чтобы решить возникшие вопросы до того, как работник отправится отдыхать. 

• Проверить, нет ли неудобных совпадений отдыха сотрудника с отпуском его коллег
• Заранее проверить, что оформлены все семь нужных документов
• Выплатить отпускные (и проверить, что они получены)
• Делегировать задачи сотрудника
• Пожелать работнику хорошо отдохнуть

Наш канал, где вы найдёте самую свежую информацию о бизнесе

Подписаться

Фото: Freepik