Как рассчитать ФОТ

Фонд оплаты труда — это сумма выплат сотрудникам за определённый период: окладов, премий, доплат, надбавок и других выплат, предусмотренных системой оплаты труда. Чтобы рассчитать ФОТ для бизнеса, сначала определите количество сотрудников и их зарплаты, затем добавьте планируемые премии и другие выплаты. При расчёте бюджета важно отдельно учитывать страховые взносы работодателя и не путать ФОТ с суммой, которую сотрудники получают на руки.

Что такое ФОТ

ФОТ — фонд оплаты труда. Это общая сумма начислений сотрудникам за выбранный период. Например, если в компании работают 5 человек:

• Директор — 100 000 ₽;
• Администратор — 60 000 ₽;
• Два менеджера — по 50 000 ₽;
• Бухгалтер — 50 000 ₽.

Его можно рассчитывать за месяц, квартал или год. При этом фонд оплаты труда — не то же самое, что расходы бизнеса на персонал. К начисленной зарплате работодатель дополнительно уплачивает страховые взносы, а из зарплаты сотрудника удерживается НДФЛ.

Что входит в ФОТ

В зависимости от системы оплаты труда в фонд оплаты трудмогут входить:

• Оклады;
• Тарифные ставки;
• Премии;
• Доплаты;
• Надбавки;
• Оплата сверхурочной работы;
• Отпускные;
• Другие выплаты, связанные с оплатой труда.

Если предприниматель планирует фонд оплаты труда для финансовой модели, лучше учитывать не только фиксированные оклады, но и переменную часть. Например, если менеджеру обещан оклад 50 000 ₽ плюс премия до 30 000 ₽, для расчёта бюджета разумно предусмотреть сценарий с премией, если бизнес рассчитывает регулярно её выплачивать.

Как рассчитать ФОТ

Базовая формула выглядит так:

Для расчёта месячного фонда оплаты труда достаточно сложить начисления всех работников. Например:

Сотрудники	Количество	Зарплата	ФОТ в месяц
Администраторы	2	50 000 ₽	100 000 ₽
Менеджеры	3	60 000 ₽	180 000 ₽
Руководитель	1	100 000 ₽	100 000 ₽
Итого	6	—	380 000 ₽

Месячный фонд оплаты труда — 380 000 ₽. Годовой же без изменений зарплат составит: 380 000 × 12 = 4 560 000 ₽.

Как рассчитать ФОТ на месяц

Для небольшого бизнеса удобно составить штатную таблицу ещё до найма сотрудников. Например, предприниматель открывает кофейню:

• Управляющий — 80 000 ₽;
• 4 бариста — по 55 000 ₽;
• Уборщик — 35 000 ₽.

Если предусмотрены премии, их необходимо добавить отдельно. Например, бизнес планирует выплачивать сотрудникам в среднем ещё 30 000 ₽ премий в месяц. Тогда плановый фонд оплаты труда составит: 335 000 + 30 000 = 365 000 ₽ в месяц.

Как рассчитать ФОТ на год

Простой вариант — умножить месячный ФОТ на 12. Но для финансовой модели лучше учитывать сезонность, индексацию зарплат, отпускные и изменение численности. Например:

• Январь–март — 300 000 ₽ в месяц;
• Апрель–июнь — 350 000 ₽;
• Июль–сентябрь — 400 000 ₽;
• Октябрь–декабрь — 450 000 ₽.

Годовой ФОТ: 300 000 × 3 + 350 000 × 3 + 400 000 × 3 + 450 000 × 3 = 4 500 000 ₽. Такой расчёт будет точнее, чем просто умножение одного значения на 12.

Как учитывать налоги и страховые взносы

Здесь важно не смешивать три разных показателя:

• ФОТ — сколько начислено сотрудникам.
• Зарплата на руки — сколько сотрудник получает после удержания НДФЛ.
• Полная стоимость сотрудника для бизнеса — начисленная зарплата плюс страховые взносы работодателя и другие связанные расходы.

В 2026 году для основной категории работодателей единый тариф страховых взносов составляет 30% в пределах единой предельной базы и 15,1% с выплат сверх неё. Предельная база на 2026 год — 2 979 000 ₽ на одного человека. Для отдельных категорий бизнеса действуют пониженные тарифы.

Например, сотруднику начислено 60 000 ₽. При стандартном тарифе 30% страховые взносы работодателя составят: 60 000 × 30% = 18 000 ₽. Стоимость такого сотрудника для бизнеса с учётом этих взносов — 78 000 ₽, без учёта других расходов. При этом НДФЛ не прибавляется к фонду оплаты труда сверху. Он удерживается из начисленной зарплаты сотрудника.

С 2025 года для основных доходов физических лиц действует прогрессивная шкала НДФЛ: 13%, 15%, 18%, 20% и 22% в зависимости от годовой налоговой базы. Повышенная ставка применяется к соответствующей части дохода, а не ко всей зарплате.

Пример: сколько реально стоит сотрудник

Допустим, компания платит менеджеру 70 000 ₽ в месяц до удержания НДФЛ. Для планирования расходов:

• ФОТ: 70 000 ₽.
• Страховые взносы при стандартном тарифе: 21 000 ₽.
• Стоимость сотрудника для бизнеса: 91 000 ₽.

НДФЛ при этом удерживается из зарплаты сотрудника, поэтому не нужно прибавлять его к 70 000 ₽ при расчёте расходов работодателя. Именно поэтому финансовую модель бизнеса лучше строить не только по ФОТ, но и по полной стоимости персонала.

Сколько сотрудников закладывать в ФОТ

Количество сотрудников нельзя определять только по принципу «чем больше людей, тем лучше». Сначала определите:

1. Сколько часов в день работает бизнес;
2. Сколько сотрудников нужно одновременно на смене;
3. Сколько смен в неделю;
4. Сколько часов приходится на одного сотрудника;
5. Нужен ли резерв на выходные, отпуска и больничные;
6. Какие функции можно объединить.

Пример для магазина

Магазин работает с 10:00 до 22:00 — 12 часов в день. Если одновременно достаточно двух продавцов, потребуется: 2 сотрудника × 12 часов × 7 дней = 168 человеко-часов в неделю.

Один сотрудник не может закрывать весь этот объём в одиночку, поэтому необходимо рассчитывать штат исходя из режима работы и нормальной продолжительности рабочего времени.

Пример для офиса

Допустим, компании достаточно:

• 1 руководителя;
• 2 менеджеров;
• 1 администратора;
• Бухгалтера на аутсорсинге.

Если зарплаты составляют соответственно 100 000, 60 000, 60 000 и 20 000 ₽ за бухгалтерское обслуживание, то в ФОТ войдут только сотрудники: 100 000 + 60 000 + 60 000 = 220 000 ₽.

А бухгалтерский аутсорсинг будет отдельной статьёй расходов.

Как рассчитать ФОТ при почасовой оплате

Если сотруднику платят за часы, расчёт зависит от количества отработанного времени. Формула:

Например, ставка — 500 ₽ в час. За месяц сотрудник отработал 120 часов: 500 × 120 = 60 000 ₽. Если таких сотрудников 4: 60 000 × 4 = 240 000 ₽.

Как рассчитать ФОТ для бизнеса на старте

При запуске бизнеса не стоит просто брать зарплаты сотрудников и умножать их на 12. Составьте минимум три сценария:

• Минимальный — штат только для запуска.
• Рабочий — штат, необходимый для нормальной работы.
• Оптимистичный — дополнительные сотрудники при росте продаж.

Например, для небольшого салона:

Сценарий	Сотрудники	ФОТ
Минимальный	2 мастера + администратор	180 000 ₽
Рабочий	4 мастера + администратор	300 000 ₽
Рост	6 мастеров + 2 администратора	440 000 ₽

Так предприниматель понимает, как изменится фонд оплаты труда при увеличении загрузки.

Какой ФОТ допустим для бизнеса

Универсального процента фонда оплаты труда от выручки не существует. Для разных отраслей нормальная доля затрат на персонал будет различаться. Например, у бизнеса, где основную работу выполняют сотрудники, фонд оплаты труда может занимать большую часть расходов. В автоматизированной торговле доля затрат на персонал может быть значительно ниже. Поэтому правильнее считать не абстрактный «норматив ФОТ», а финансовую модель:

Если после расчёта фонда оплаты труда бизнес перестаёт быть прибыльным, проблема может быть не только в зарплатах. Возможно, завышены штат, аренда или другие постоянные расходы.

Самые распространённые ошибки при расчёте ФОТ

Предприниматели часто:

• Считают только оклады;
• Забывают про премии;
• Путают фонд оплаты труда с зарплатой «на руки»;
• Не учитывают страховые взносы при расчёте полной стоимости персонала;
• Не закладывают сотрудников на замены;
• Рассчитывают штат без учёта графика работы;
• Не учитывают сезонность;
• Не закладывают повышение зарплат;
• Принимают слишком большой штат на старте;
• Наоборот, экономят на сотрудниках и получают перегрузку команды.

Особенно опасно считать фонд оплаты труда только по минимальному сценарию. Если бизнесу понадобится срочно нанять ещё двух сотрудников, финансовая модель может перестать сходиться.

FAQ

Что такое ФОТ простыми словами?

ФОТ — это общая сумма, которую компания начисляет сотрудникам за работу за определённый период.

ФОТ считается до или после НДФЛ?

Фонд оплаты труда обычно рассчитывают исходя из начислений до удержания НДФЛ. Сотрудник получает на руки сумму после удержания налога.

Нужно ли включать страховые взносы в ФОТ?

В классическом понимании страховые взносы работодателя не входят в фонд оплаты труда. Их лучше показывать отдельной строкой при расчёте полной стоимости персонала.

Как рассчитать ФОТ на 10 сотрудников?

Нужно сложить начисления каждого сотрудника. Если все получают по 60 000 ₽, месячный ФОТ составит 600 000 ₽. Если дополнительно планируется 100 000 ₽ премий, ФОТ составит 700 000 ₽.

Какой ФОТ закладывать для ИП?

ИП с сотрудниками рассчитывает ФОТ исходя из фактического количества работников и условий оплаты. Если предприниматель работает один, ФОТ сотрудников равен нулю, но доход самого ИП не является зарплатой и в ФОТ не включается.

Можно ли включить директора в ФОТ?

Если директор получает выплаты за труд, они учитываются в расходах на оплату труда. Для коммерческих организаций с 2026 года действуют отдельные правила расчёта страховых взносов за руководителей: при выплатах ниже федерального МРОТ база для взносов может определяться исходя из МРОТ. В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 ₽.

Сколько сотрудников нужно нанять для магазина?

Зависит от режима работы, площади, количества покупателей и необходимого количества сотрудников на смене. Сначала рассчитывают человеко-часы, а затем переводят их в количество работников с учётом графика.

Как рассчитать ФОТ для кафе?

Определите количество сотрудников по каждой должности и график смен: управляющие, администраторы, повара, официанты, бариста, уборщики и другие. Затем рассчитайте ФОТ каждой группы и сложите показатели.

Какой процент выручки должен составлять ФОТ?

Единого норматива нет. Допустимая доля зависит от отрасли, бизнес-модели, региона, уровня автоматизации и других расходов.

Нужно ли учитывать отпускные при планировании ФОТ?

Да. Для финансового планирования их лучше учитывать, чтобы расходы на персонал не оказались заниженными.

Что важнее считать: ФОТ или полную стоимость сотрудников?

Для финансовой модели бизнеса — полную стоимость. ФОТ показывает начисленную зарплату, но бизнес дополнительно несёт расходы на страховые взносы и другие выплаты.

Как рассчитать ФОТ для франшизы?

Возьмите штатную модель из финансовой модели франчайзера, проверьте её под свой город и график работы, актуализируйте зарплаты и добавьте расходы на страховые взносы. Если франчайзер показывает только зарплаты без полной стоимости персонала, финансовую модель стоит пересчитать самостоятельно.

Главное

Чтобы правильно рассчитать ФОТ, сначала определите штат и систему оплаты, затем посчитайте начисления каждого сотрудника. Алгоритм:

1. Определите, какие функции нужно закрыть.
2. Рассчитайте необходимое количество сотрудников.
3. Определите оклады или часовые ставки.
4. Добавьте премии и регулярные доплаты.
5. Получите месячный ФОТ.
6. Рассчитайте годовой ФОТ с учётом сезонности.
7. Отдельно добавьте страховые взносы работодателя.
8. Учтите отпускные, больничные и резерв на замены в финансовой модели.
9. Сравните расходы на персонал с плановой выручкой.
10. Проверьте несколько сценариев — минимальный, рабочий и при росте.

Главное — не путать ФОТ с полной стоимостью персонала для бизнеса. ФОТ показывает начисления сотрудникам, а для расчёта реальной экономики бизнеса нужно учитывать ещё страховые взносы и другие расходы, связанные с персоналом.

Фото: Freepik