Как подготовиться к налоговой проверке

Налоговая проверка не всегда означает, что налоговая инспекция обнаружила нарушения. Во многих случаях это стандартный инструмент контроля бизнеса. Подготовиться к проверке можно заранее: привести в порядок документы, проверить отчётность, убедиться в правильности расчёта налогов, подготовить подтверждающие документы по расходам и организовать внутренний аудит. Чем лучше предприниматель подготовлен к проверке, тем ниже риск штрафов, доначислений и затяжных споров с налоговыми органами.

Какие налоговые проверки бывают

Налоговые органы могут проводить камеральные и выездные проверки. Камеральная проверка проводится автоматически после сдачи декларации и обычно не требует визита инспектора в компанию. Выездная проверка считается более серьёзным мероприятием. В этом случае инспекторы изучают документы, операции и деятельность компании за определённый период. Независимо от вида проверки подготовка должна быть одинаково тщательной.

Как понять, что бизнес может заинтересовать налоговую

Полностью предсказать проверку невозможно, однако существуют факторы, которые могут привлечь внимание инспекции:

• Резкое снижение налоговой нагрузки;
• Постоянные убытки;
• Значительные суммы вычетов;
• Работа с большим количеством новых контрагентов;
• Несоответствие данных в отчётности;
• Существенный рост оборотов;
• Жалобы клиентов, сотрудников или контрагентов;
• Подозрительные операции по расчётным счетам.

Наличие одного из факторов не означает, что проверка обязательно состоится, но требует повышенного внимания к документации.

Шаг 1. Проверьте налоговую отчётность

Перед проверкой важно убедиться, что все декларации и расчёты заполнены корректно. Проверьте налоговые декларации, расчёты по страховым взносам, уведомления и пояснения, ранее направленные в ФНС, бухгалтерскую и финансовую отчётность и данные по онлайн-кассе.

Шаг 2. Подготовьте первичные документы

Любая цифра в отчётности должна подтверждаться документами. Подготовьте договоры, акты выполненных работ, товарные накладные, счета и счета-фактуры, платёжные поручения, кассовые документы, банковские выписки, а также документы по аренде и закупкам. Желательно заранее убедиться, что документы легко найти и предоставить по запросу.

Шаг 3. Проверьте контрагентов

Одной из причин претензий со стороны налоговых органов могут стать проблемные контрагенты. Проверьте:

• Наличие регистрации компании;
• Действующий статус организации или ИП;
• Полномочия подписантов;
• Наличие договоров и закрывающих документов;
• Фактическое исполнение обязательств.

Шаг 4. Сверьте расчёты с бюджетом

Перед проверкой рекомендуется провести сверку с налоговой инспекцией. Это позволит убедиться в отсутствии задолженности и переплат, в корректном отражении платежей и правильности распределения налогов и взносов. Иногда такие сверки позволяют обнаружить ошибки до начала проверки.

Шаг 5. Подготовьте кадровые документы

Если у предпринимателя есть сотрудники, инспекторы могут запросить кадровую документацию. Проверьте наличие:

• Трудовых договоров;
• Приказов о приёме и увольнении;
• Табелей учёта рабочего времени;
• Документов по заработной плате;
• Сведений по страховым взносам.

Шаг 6. Проведите внутренний аудит

Перед проверкой полезно посмотреть на свой бизнес глазами инспектора. Проверьте наличие всех документов по крупным сделкам, соответствие отчётности первичным документам и правильность применения налогового режима. Кроме того, обратите внимание на расчёт налогов и взносов, оформление сотрудников и соблюдение кассовой дисциплины.

Что делать во время налоговой проверки

Если проверка уже началась:

• Сохраняйте деловой порядок общения;
• Предоставляйте только запрошенные документы;
• Соблюдайте установленные сроки;
• Фиксируйте все запросы и ответы;
• Храните копии передаваемых документов;
• При необходимости привлекайте юриста или бухгалтера.

Паника и попытки скрыть документы обычно только усложняют ситуацию.

Самые распространённые ошибки предпринимателей

Во время подготовки к проверке предприниматели часто допускают одни и те же ошибки:

• Начинают собирать документы только после уведомления о проверке;
• Не проверяют контрагентов;
• Игнорируют требования налоговой;
• Теряют первичные документы;
• Допускают расхождения в отчётности;
• Работают с наличными без должного оформления;
• Не проводят внутренние проверки.

Большинство налоговых рисков можно выявить заранее.

FAQ

Я работаю по франшизе. Меня могут проверить отдельно от франчайзера?

Да. Франчайзи является самостоятельным предпринимателем или юридическим лицом и несёт ответственность за свои налоги, отчётность и соблюдение законодательства.

Я ИП на УСН. Налоговая вообще проводит проверки таких предпринимателей?

Да. Упрощённая система налогообложения не освобождает от налогового контроля. Проверки могут проводиться независимо от режима налогообложения.

Нужно ли хранить документы, если бизнес работает полностью онлайн?

Да. Онлайн-бизнес обязан хранить документы, подтверждающие операции, доходы и расходы, в течение сроков, установленных законодательством.

Что делать, если часть документов потеряна?

Необходимо как можно быстрее восстановить документы через контрагентов, банки, операторов электронного документооборота или другие доступные источники.

Может ли налоговая запросить документы за прошлые годы?

Да. В рамках проверки инспекция может запросить документы за проверяемый период в пределах сроков, предусмотренных законодательством.

Стоит ли проводить внутренний аудит каждый год?

Да. Регулярная проверка документов и отчётности помогает выявлять ошибки до того, как ими заинтересуется налоговая инспекция.

Я думаю, что налоговая заинтересовалась моим бизнесом. Что делать?

Проведите внутреннюю проверку документов, убедитесь в корректности отчётности и при необходимости проконсультируйтесь с бухгалтером или налоговым специалистом.

Если я исправлю ошибку до проверки, будет ли это плюсом?

Во многих случаях самостоятельное выявление и исправление ошибок позволяет снизить риски штрафов и претензий со стороны налоговых органов.

Что чаще всего становится причиной доначислений?

Наиболее распространённые причины — неподтверждённые расходы, ошибки в отчётности, проблемы с контрагентами и неправильное применение налогового режима.

Нужно ли привлекать юриста при налоговой проверке?

Если проверка затрагивает крупные суммы, сложные сделки или спорные вопросы, помощь профильного юриста может существенно снизить риски для бизнеса.

Главное

Подготовка к налоговой проверке должна быть постоянным процессом, а не экстренной задачей после получения уведомления.

Перед возможной проверкой обязательно:

• Проверьте налоговую отчётность;
• Подготовьте первичные документы;
• Убедитесь в благонадёжности контрагентов;
• Проведите сверку расчётов с бюджетом;
• Приведите в порядок кадровые документы;
• Выполните внутренний аудит бизнеса.

Чем лучше организован документооборот и налоговый учёт, тем спокойнее предприниматель проходит налоговую проверку и тем ниже риск штрафов, доначислений и судебных споров.

Наш канал, где вы найдёте самую свежую информацию о бизнесе

Подписаться

Фото: Freepik