Диаграмма Спагетти: метод бережливого производства

Модель помогает найти узкие места в организации работы персонала, сократить издержки, сэкономить время и в конечном счёте ваши деньги. Выясняем, в чём состоит смысл диаграммы спагетти, как правильно построить схему и откуда такое странное название. 

Что такое диаграмма спагетти

Диаграмма спагетти — это модель визуального отображения статистики, частный случай в системе бережливого производства. Целью построения диаграммы спагетти является создание дорожной карты, где наглядно отмечен маршрут выбранного объекта. Модель собирает данные о передвижении, чтобы установить закономерности и оптимизировать перемещение людей, товаров, информации. 

Чаще всего система используется в бизнесе, но также применяется в медицине, метеорологии, биологии и других сферах как отладочный инструмент для улучшения готовой среды. Название было дано из-за внешней схожести протянутых линий с лапшой спагетти. Да, это не фамилия итальянского учёного.  

Когда и зачем используют диаграмму спагетти

Впервые прообраз модели был применён на заводах Генри Форда. Но тогда идея касалась только расположения оборудования. Руководство искало способы сделать производство эффективнее, и тогда станки были максимально близко подогнаны друг к другу, чтобы работники и материалы тратили меньше времени на перемещение по территории предприятия. Таким образом рабочее время не съедалось пустыми действиями. Позднее идею подхватили японцы: ещё в 30-е годы специалисты Тойоты посещали США для изучения автомобильной промышленности, — позднее доведя модель до современного состояния.

Диаграмма применяется для изучения поведения людей, перемещения товаров и продуктов, работы процессов, организации пространства, выявления взаимосвязей. Вы исследуете перемещение человека или товара по рабочему месту, отмечая путь непрерывной линией. Это помогает визуально понять, сколько времени тратится на бессмысленные действия, в правильном ли порядке размещены отделы, не блуждают ли документы по офису. Модель достаточно проста: для работы потребуется небольшая подготовка, ручка, бумага или графический редактор. Отсюда и популярность: среди всех аналитических инструментов бережливого производства, диаграмма спагетти занимает четвёртое место по частоте применения.  

Как построить диаграмму спагетти

Алгоритм построения диаграммы спагетти состоит из четырёх этапов: выбор объекта, подготовка пространства, создание схемы и анализ. Этапы не меняются при смене объекта, для изучения производственной, логистической цепочки или маршрута сотрудников порядок действий неизменен. Пошаговая инструкция:

1. Выбор объекта — человек или группа людей, материалы, информация. Чем меньше объектов, тем проще составить схему. Траекторию людей отслеживать сложнее всего.
2. Подготовка пространства — составление плана здания, цеха, офиса, склада, любой территории, в рамках которой исследуется объект. План состоит из основных контрольных точек (конференц-зал, буфет, офисы) и путей между ними. Нагромождать лишними деталями не стоит, неочевидные точки лучше добавить по мере исследования.
3. Разметка — если объектов много, каждый из них наделяется собственным цветом, а контрольные точки подписываются. В ином случае конечная схема будет напоминать детские каракули.
4. Создание схемы — от каждого объекта протягивается непрерывная линия, проходящая сквозь все пути его остановки. Повторяющиеся линии лучше накладывать друг на друга, для чистоты результата. Конечная точка выбирается по ситуации.

В конце анализируется результат. Отмечаются лишние промежуточные точки, нелинейные маршруты, узкие места, лишние процессы, отрезки с пустой тратой времени.  Наблюдения регистрируются, а затем исправляются. Оптимизировать нужно все цепочки, что не повышают ценность продукта или впустую тратят рабочее время. Если изучается конкретный процесс, например, перемещение одного сотрудника, но его действия тем или иным образом пересекаются с работой других людей, нужно выждать время и масштабировать всю схему. Не исключено, что изменение работы одного объекта повлекли изменения и для других. 

Примеры

В офисе

В рамках офиса диаграмма спагетти используется для увеличения чистого рабочего времени персонала. Согласно опросам, до 61% сотрудников тратят от получаса до часа времени впустую. При этом исследовать можно перемещения не только людей, но и документов или другой информации. Набор действий остаётся неизменным:

1. Выбирается конкретный работник или целая группа, каждый из которых наделяется собственным цветом.
2. Создаётся план, за основу берётся любой организационный уровень, будь то этаж, цепь отделов, отдельный офис. Все контрольные точки подписываются: рабочий стол, комната персонала, другие офисы. Для детализации можно посчитать количество шагов между точками, чтобы в дальнейшем оцифровать результат.
3. Создаётся схема с передвижением сотрудников или документов в течение рабочего дня. Персоналу лучше не знать о начале исследования, иначе они будут меньше времени уделять на привычные, но нерабочие действия, и это исказит данные.

В конце подводятся итоги. Если сотрудник тратит четверть рабочего времени на поиск документов, то следует оптимизировать их расположение или реорганизовать рабочее пространство. Если для выполнения прямых обязанностей он целый день гуляет по всему этажу, то следует сократить это расстояние. Если половину дня он тратит на курилку и кофеварку, то можно и уволить.

Масштабные исследования помогут реорганизовать все офисы. Например, выясняется, что 70% сотрудников регулярно пересекают четыре контрольные точки, но не взаимодействуют с ними. Очевидно, что в этих местах нужно разместить самые нагруженные отделы. 

На складе

Чаще всего склад используется для отслеживания перемещения грузов. Изучать можно и работу сотрудников, но склады менее подвержены организационным ошибкам, поскольку создаются по типовым планам. А 55% всех затрат касается комплектации предметов. Поэтому оптимизации подвергается этапы отгрузки и распределения товаров. 

Изучать сотрудников лучше на небольших складах, привязанных к точкам продаж. В таком случае пример диаграммы спагетти на складе состоит из цепочки отгрузки, размещения, поиска и передачи товара клиенту. Основным критерием выступает время. Если между запросом и выдачей товара проходит слишком длинная пауза, сотрудник долго блуждает между стеллажей, не в силах оперативно найти нужный товар, проблема в организации хранения. В больнице

Анализ больницы может применяться как к сотрудникам, так и посетителям. Пространство тоже не ограничено, но чаще всего используется вестибюль или отделения. В таком случае, пример диаграммы спагетти следующий:

• Вестибюль изучается прежде всего для управления потоком посетителей. Схема покажет, какие окна чаще всего используются, какие стенды интересуют больных, лифты и лестницы с каких сторон больше всего нагружены. В случае больниц с системой управления очередью, какие кабинеты чаще всего посещаются, чтобы в дальнейшем переместить их ближе ко входу;
• Отделения изучаются для организации хранения предметов. Если сотрудник вынужден несколько раз в течение часа рабочего времени тратить на длинные переходы за тем или иным инвентарём, логично будет разместить его ближе.

Отдельные этажи изучаются реже, поскольку координация врачей в поликлиниках не так высока, как в офисе.  

В ресторане

Ресторан — один из немногих примеров, когда одинаково важно изучить перемещения персонала и гостей. Здесь можно применить и метод гемба или кривую Парето, другие инструменты бережливого производства, но диаграмма спагетти в ресторанном бизнесе используется чаще. Методика та же: создаётся план, где ресепшен, столики или оборудование подписываются, а линии тянутся от посетителей или сотрудников. Таким образом можно выяснить:

1. Тепловую карту перемещения гостей по залу. Помимо столиков, в ресторане мало мест, которые посещает посетитель. Поэтому полезно узнать, какие столики используются чаще, нет ли неожиданно популярных или игнорируемых мест. 
2. Оптимизирован ли рабочий процесс. Возможно, часть столиков игнорируется, потому что их не успевают обслуживать из-за слишком медленной кухни или плохой организации работы официантов. 
3. Размер потерянного трафика. Причин для ухода из ресторана у потенциальных клиентов много, но чаще всего это происходит из-за неправильного позиционирования заведения, плохой репрезентации, высокой нагрузки на персонал и безынициативности сотрудников. 

Для ресторанного бизнеса в России характерна низкая эффективность линейных сотрудников. Согласно данным SteadyControl, до 60% рабочего времени уходит впустую. Диаграмма подсветит проблемы организации, что сэкономит бизнесу деньги.

Наш канал, где вы найдёте самую свежую информацию о бизнесе

Подписаться